انواع الرسالة الادارية وأمثلة عليها، الرسالة الادارية هي أحد الرسائل المهمة التي تأخذ طابع رسمي والتي تساعد الموظفين على انجاز أعمالهم وتبادل الأفكار فيما بينهم داخل الشركات والمؤسسات التابعين لها، ويتم ارسال هذه الرسالة من قبل الموظف أو جهة معينة بغرض الاستفسار هن أمر ما بخصوص العمل، كما يمكن استخدامها للرد على الطلبات الواردة من مؤسسات أخرى، وهناك ثلاث أنواع رئيسية للرسائل الإدارية، كما توجد العديد من الأمثلة على هذه الرسائل.
انواع الرسالة الادارية
الرسالة الإدارية هي نوع من الكتابة المهنية، والتي يكون أحد أطرفها هي جهة إدارية، ويمكن أن يكون الطرفين هما جهات ووكالات إدارية، والتي يتم استخدامها في نقل المعلومات وتبادل الأفكار وطلب المساعدة فيما بينهم، ويوجد ثلاث أنواع من هذه الرسائل الإدارية وهي كالاتي:
- الرسائل الصاعدة: وهي أحد الرسائل الادارية ذات الطابع الرسمي، والتي يتم توجيها من قبل جهة أو رئيس ذو مستوى اداري أدنى من الجهة الأخرى.
- الرسائل الهابطة: وهي رسائل ادارية رسمية يتم ارسالها من قبل جهة ذات مستوى اداري أخرى الى ما دونه من المستويات.
- الرسائل الموازية: وهي رسائل ادارية رسمية، يتم تبادلها بين جهات ذات مستويات متشابهة.
أمثلة على الرسالة الادارية
يتم اعتماد الرسائل الادارية من قبل كل ادارة في كافة المستويات كأحد الوسائل لاتخاد القرارات ونقل المعلومات وتبادلها بين المستويات، وتشترك جميع أنواع هذه الرسائل بكونها رسائل كتابية، ونذكر فيما يلي بعض الأمثلة على الرسائل الادارية وهي كالاتي:
- رسائل رسمية: وهي رسائل تستخدم الطابع الرسمي، وغالباً ما تستخدم في طلب وظيفة، أو شكوى ما، أو قرار ادراي رسمي.
- رسائل تجارية: وهي رسائل يتم استخدامها في الأمور التجارية، كطلب شراء او التسويق لأحد المنتجات، وكل ما يخص التجارة.
- رسائل ادارية عامة: وهي رسائل تُكتب بغرض توثيق بعض الارتباطات بين مختلف المستويات الادارية، وهي رسائل شبيه بالرسائل الرسمية في الكتابة، ولكن يختلف الهدف منها.
- تقرير إداري: وهي رسائل تتضمن معلومات تفصيلية مكتوبة، بغرض توضيح الطلب المقدم.
- مذكرة ادارية: وهي رسائل قصيرة لا تتجاوز الصفحة الواحدة، وتتضمن معلومات مباشرة يتم تنفيذها بصورة يومية.
اقرأ أيضاً: رسائل تعزية بوفاة مكتوبة .. عبارات تعزيه
إجراءات إرسال الرسائل الإدارية
تعتبر الرسائل الادارية من الوثائق التي يتم ارسالها ضمن حدود الهيئة والمؤسسة، وهي أحد طرق التواصل الكتابية بين مختلف المستويات الادارية داخل الهيئة، وهناك مجموعة من الإجراءات التي يجب الالتزام بها واتباعها من قبل مرسل هذه الرسالة، وتأتي هذه الإجراءات كالاتي:
- تحديد وجه هذه الرسالة.
- التأكد من عنوان المرسل اليه.
- اتباع اسلوب دقيق في الكتابة.
- استخدام الجدية والاقناع بعيداً عن العاطفة في الرسالة.
- الصدق والدقة في الكتابة.
- الدخول في صلب الموضوع بدون المقدمات المملة.
- اتباع وسلة تبادل الأفكار ونقلها بصورة مفهومة.
- الالتزام بالمصطلحات الادارية، والمخاطبة بالألقاب المناسبة.
- الايجاز وعدم المبالغة في الكتابة.
أهمية الرسائل الإدارية
تعد الرسائل الإدارية أحد أهم أساليب التواصل الرسمية بين الموظفين والإدارة، ويمكن الاستعانة بها بغرض تسهيل المراسلات والمعاملات في الشركات والهيئات في ضمن اطار العمل لتحقيق الأهداف المرجوة، وتكم أهمية الرسائل الادارية كما يلي:
- تسيير المعاملات الوظيفية والادارية.
- وسيلة مهمة للتواصل والتخاطب لدى الهيئات الرسمية وغير الرسمية.
- توفر الكثير من الوقت والجهد.
- تقريب المسافات بين مختلف المستويات الادارية.
- يتم الرجوع اليها في حال الحاجة اليها.
الرسائل الادارية هي أحد الوثاق المهمة التي يتم تبادلها بين مختلف المستويات داخل اطار الهيئة، وتهدف هذه الرسائل الى تبادل المعلومات واتخاذ القرارات المهمة، وهناك بعض الأنواع المختلفة لهذه الرسائل والتي تختلف من مستوى لاخرة، كما يوجد عدة أمثلة عليها كالرسائل التجارية والرسمية، والتقارير والمذكرات وغيرها من الأمثلة.
